La biblioteca: fichas y catálogos
Con los elementos obtenidos del registro, catalogación y clasificación de la obra se procede a elaborar las diferentes fichas de la misma que se incorporarán a los catálogos de la biblioteca. Un catálogo es el conjunto de descripciones de todos los documentos de una biblioteca ordenados según algún criterio. Sirven para que el usuario pueda comprobar, primero, si el documento que busca se encuentra entre los fondos de la biblioteca, y, en segundo lugar, cuál es su ubicación en las estanterías. Hasta hace poco, estas descripciones estaban recogidas en fichas de cartulina ordenadas alfabéticamente en ficheros sucesivos, formando lo que conocemos como “catálogos manuales”. Con el desarrollo de la informática, casi todas las bibliotecas cuentan ya con “catálogos informatizados” que pueden consultarse en los terminales informáticos de la propia biblioteca y, en ocasiones, a través de internet.
1. Catálogos manuales.
Hay dos catálogos fundamentales, el de autor y el de materias; en algunas bibliotecas existe un tercero: el de títulos. En todos ellos las fichas son semejantes: constan de un encabezamiento, que es la secuencia de palabras a partir de la cual se ordena la ficha (situado en la parte superior izquierda), signatura (en la parte superior derecha, a la altura del encabezamiento), la referencia bibliográfica, que ocupa la mayor parte de la ficha y, por último, el número de registro (en la parte inferior izquierda). Lo único que cambia de un fichero a otro es el encabezamiento:
En el fichero de autores, el encabezamiento de las fichas contiene los apellidos y nombre del autor. Para no errar en las búsquedas, conviene recordar dos hechos:
a) que las preposiciones o artículos que preceden al primer apellido no se tienen en cuenta para la ordenación alfabética (en el encabezamiento de la ficha correspondiente a La Celestina no figurará DE ROJAS, Fernando, sino ROJAS, Fernando de).
b) que en la ficha lo que se emplea son los apellidos y el nombre del autor, no los apodos, cargos o títulos con que se le conozca (no debe consultarse en el fichero por CLARÍN, por ARCIPRESTE de Hita ni por RIVAS, Duque de, sino por ALAS, Leopoldo, RUIZ, Juan y SAAVEDRA, Ángel).
En el encabezamiento de las fichas del catálogo de materias figura el descriptor temático (o palabras clave) que le haya asignado el bibliotecario.
Finalmente, en el fichero de títulos el encabezamiento recoge el título completo de la obra. Como en las fichas de autor, los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta en la ordenación alfabética y pasan al final tras una coma: así la obra de Fray Luis de León De los nombres de Cristo figurará como Nombres de Cristo, De los.
2. Los catálogos informatizados.
Son bases de datos digitales. Lo que en los catálogos manuales es una ficha de cartulina, en los informatizados es un registro que aparece en la pantalla del ordenador, generalmente con la misma información que la ficha, pero organizada en campos: uno para el autor, otro para el título, otra para la materia, otro para la signatura, etc. Ello no sólo hace que la consulta sea más rápida, sino que permite también emplear sistemas de búsqueda diferentes: todas las obras de un determinado autor (bien como autor principal, bien como autor secundario), todas las ediciones de una misma obra, todos los libros sobre cierta materia, etc.
